월요일 오전 10시. 10분째 늦은 팀원을 기다린다. 10시 15분, 회의가 시작되지만 아무도 발언하지 않는다. 한 사람은 노트북을 열어 이메일을 확인한다. 다른 사람은 스마트폰을 만지작거린다. 30분이 지나자 불평이 쏟아진다. “이 문제는 저번 주에도 얘기했잖아요.” “이건 우리 팀 일이 아닌데요.” 팀장은 말을 자르고 다음 안건으로 넘어간다. 회의가 끝나고 남은 건 피곤함뿐이다. 아무것도 결정되지 않았고, 아무도 책임지지 않는다.
왜 어떤 회의는 에너지를 주고, 어떤 회의는 시간만 낭비하는가?
회의는 왜 실패하는가
많은 리더가 회의를 해야 하는 일로 여긴다. 정보 공유의 수단, 의사 결정의 절차로만 본다. 회의가 길어지면 “회의를 줄이자”라고 말한다. 회의 시간을 단축하고, 참석자를 줄이고, 온라인으로 전환한다. 그러나 문제는 해결되지 않고, 회의는 여전히 비생산적이다. 팀원들은 여전히 지쳐 있다. 우리가 놓치고 있는 것은 무엇인가?
회의가 일을 밀어내는가, 무엇이 참여를 막는가를 먼저 물어야 한다. 이제 회의는 ‘얼마나 하느냐’가 아니라 ‘어떻게 작동하느냐’로 보아야 한다. 핵심은 빈도가 아니라 구조와 상호작용의 질이다.
성공하는 회의 문화를 위한 5가지 핵심 요소
유타대학의 Joseph Allen과 함부르크대학의 Nale Lehmann-Willenbrock은 회의 관련 연구를 분석하여 회의를 구성하는 핵심 요소 5가지를 도출했다.
첫째 리딩 (Leading). 회의에서 리더나 퍼실리테이터가 회의를 설계하고 방향을 제시하여 대화의 흐름을 이끄는 것이다. 명확한 목표와 구조화된 회의를 진행하며 참여적 리더십을 발휘하면 팀과 리더 만족도를 높일 수 있다.
둘째, 상호작용. 참석자들이 어떻게 말하고, 듣고, 반응하는지 상호작용을 하는 과정으로, 여기에는 정보 공유, 지식 개발, 협업적 상호작용이 활발하게 일어난다. 회의 시작 전 사전 대화, 회의를 방해하는 행동을 제한하며 긍정적 분위기를 만드는 것은 성과와 효과성을 높인다.
셋째, 시간 관리. 시간은 한정된 자원으로 생산성에 영향을 미친다. 회의 시작과 종료의 적시성, 연속 회의 피로도, 과도한 회의 부하는 회의 생산성에 영향을 미친다. 지각으로 인해 회의가 늦게 시작되면 참석자의 스트레스와 피로도를 증가시킨다. 정시 시작과 타인의 시간을 존중하는 것은 신뢰와 발언 행동을 높인다.
넷째, 몰입. 참석자가 얼마나 주도적으로 참여하는가가 중요하다. 회의 주제가 참석자에게 관련성이 있을 때 참여도가 높아지며, 공정한 분위기는 불평을 줄이고, 회의 진행 방식은 참석자의 참여도를 높이도록 고려해야 한다.
다섯째, 관계 형성. 회의는 관계의 역동이 드러나는 사회적 장으로서 신뢰와 유대가 형성되거나 무너질 수 있다. 회의 내 유머와 긍정적 분위기는 팀 성과를 높이지만, 공격적 유머는 관계를 해칠 수 있다.
회의를 바꾸는 3가지 방법
1. 회의 아젠다를 24시간 전에 공유하라. 매주 월요일 오전 9시 회의라면, 금요일 오후 2시까지 아젠다를 이메일로 보낸다. 이때 안건마다 논의할 핵심 질문과 결정해야 할 것을 명시한다. 명확한 아젠다는 참석자가 생각할 시간을 제공하며, 준비된 의견은 회의 시간을 효과적으로 활용할 수 있다.
2. 정시 시작을 팀 규칙으로 만들아라. 회의는 정확히 정해진 시간에 시작하는 것을 원칙으로 지각자를 기다리지 않는다. 지각은 불필요하게 동일한 내용을 반복하여 시간 낭비의 주요 원인이 될 수 있다. 리더 자신이 먼저 5분 전에 도착해서 회의를 준비하라.
3. 긍정적 상호작용을 의도적으로 설계하라. 회의 시작 3분간 “최근 좋았던 일”을 나눈다. 누군가 불평을 시작하면, “그럼 우리가 할 수 있는 건 뭘까요?”로 방향을 바꾼다. 회의 종료 시 “오늘 가장 좋았던 아이디어”를 함께 정리한다. 긍정적 상호작용은 팀 성과를 높이고, 불평은 에너지를 고갈시킨다. 단, 억지로 긍정성을 강요하지 마라. 진정성 없는 칭찬은 역효과다. 팀원의 불만을 무시하지 말고, 해결 가능한 문제로 재구성하라.
회의를 줄이지 말고, 제대로 설계하라
회의는 반복되는 일정이 아니다. 회의는 리더십이 발휘되고, 문화가 형성되며, 관계가 만들어지는 중요한 장이다. 회의는 시간의 문제가 아니라 설계의 문제다. 명확한 아젠다가 참여를 만들고, 정시 시작이 신뢰를 만들며, 긍정적 상호작용이 성과를 만든다.
회의를 줄이지 말고, 회의를 제대로 운영하라. 그것이 회의 문화를 바꾸는 첫걸음이다.
